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gCondominio © perguntas frequentes
01. Como iniciar a utilização do software gCondominio ? 01. Como iniciar a utilização do software gCondominio ? Claro que existem sempre as mais variadas formas, mas a correcta é a seguinte. Configurar todas as variáveis de gestão do condomínio, na janela principal clique em «user» «perfil do utilizador» introduza agora a data de inicio actividade com recurso ao «ctrl+insert».Continue esta tarefa introduzindo o dia dos débitos e periodicidade das quotizações, carregue também a tabela da rúbricas das despesas e conclua todas essas alterações com «aplicar». Antes de seleccionar nova a data no campo «user» introduza a designação completa do seu condomínio. Seguidamente introduza os dados relativos às diversas fracções, e na janela auxiliar personalizar fracção activa introduza o saldo da fracção à data de inicio actividade (positivo ou negativo). Introduza a tipologia e as permilagens das fracções na janela, documentos do condomínio. Introduza agora os dados relativos aos diversos fornecedores do seu condomínio. Feito isto carregue as quotas mensais das fracções com recurso à digitação, à ferramenta dos orçamentos ou à ferramenta da permilagem. Ao iniciar utilização um dos pontos mais importantes do software tem que ver com a codificação das fracções, que se feita de forma incorrecta, dificulta muito a funcionalidade da aplicação. Assim consulte o exemplo ou adopte outra codificação desde que a mesma defina com clareza a sua realidade, e aceite auto ordenação imposta pelo software. mais detalhes menu 02. Como alterar o formato da moeda e da data no software ? O formato da moeda e da data na aplicação gCondominio depende da configuração do sistema windows do utilizador. Para alterar a mesma faça agora seguinte «iniciar»«definições»«painel de controlo»«opções regionais e idioma» ou em «definições regionais» personalizar moeda e data. As definições recomendadas são moeda em «€» e a data em «dd-mm-aaaa». menu 03. Como introduzir, alterar e apagar fracções no condominio ? Posicione o software na janela das fracções, clicando sobre o menu. Para introduzir uma fracção, seleccione o item vazio na pestana das fracções, preencha os dados da nova fracção e termine a acção com «aplicar».Para alterar uma fracção, seleccione a fracção a alterar na pestana das fracções, altere os dados da fracção e termine a acção com «aplicar».Para apagar uma fracção, seleccione a fracção que a deseja apagar na pestana das fracções, e faça «ctrl+delete». menu 04. Como imprimir recibos e avisos de débito ? Na janela quotização, seleccione na grelha todas as operações que pretende e faça «impressão»«aviso de débito» ou «recibo quitação». Todas as operações seleccionadas de débitos serão imprimidas no aviso de débito, e créditos serão imprimidas no seu recibo quitação (colocar agora numa carta e enviar para o seu destinatário). menu 05. Como imprimir mapas gerais da actividade condomínio ? Na janela geral do condominio, no menu da «impressão» dispomos de diversos mapas globais, especificamente relacionados com sua actividade de gestão e administração do condomínio. menu 06. Posso enviar por email mapas obtidos com o software ? Sim, a grande maioria dos mapas têm um output para o formato html, e isto permite um interface simples e rápido, através do cortar e colar, com uma infinidade de aplicações. Poderá também anexar o ficheiro ao seu email fazendo «ficheiro»«enviar» no seu browser, e/ou colocar essa página online num servidor web, para permitir a sua consulta por todos os condóminos exemplo. Bastando para tal usar funcionalidade de «gravar como» no seu browser. menu 07. O software permite rastrear o fundo comum de reserva ? Sim, para o efeito crie o fornecedor designado como conta poupança condomínio e faça a gestão do dito fundo comum de reserva através desse item especial. mais detalhes A criação de fornecedores ditos especiais é por nós recomendada. Um fornecedor dito especial é um fornecedor que foge à lógica do saldo zero neste caso o saldo deste fornecedor é o saldo efectivo da conta poupança condomínio. menu 08. O software admite gerir condomínios com várias entradas ? Sim, apesar de ser um caso especial de gestão é possivel com este software gerir condomínios com várias entradas. mais detalhes menu 09. Como fazer caso o antigo proprietário deixe dividas ? Suponha um proprietário que a meio do ano mudou de residência e deixou uma divida de 100 euros. Como fazer ? Recomendamos que nas fracções crie uma fracção especial/virtual do tipo DVAPR cujo nome será do tipo Dividas de Anteriores Proprietários com quota e permilagem zero (crie um código que se posicione no fim da lista ao acrescentar mais digitos esse item vai ficando mais próximo do fim). Básicamente tem de a) alterar os dados da ficha da fracção para o novo proprietário b) creditar essa fracção no valor de 100 euros no documento coloque DVAPR e desligue o extracto mensal para este valor não carregar a conta corrente do condominio repare que apartir daqui o novo proprietário tem um saldo zero c) lançe agora um débito de 100 euros na fracção DVAPR no documento coloque o código da fracção devedora d) tente agora receber o dinheiro para anular esse débito isto é, essa divida ao condomínio. menu 10. Como introduzir, alterar e apagar lançamentos nas grelhas ? Para introduzir um lançamento, procure sempre uma linha em branco no final da grelha, seleccione os valores á direita da mesma e termine com «aplicar». Para apagar seleccione as linhas que deseja apagar e faça «ctrl+del» validando as mensagens de alerta. Para alterar, basta introduzir os novos valores e fazer «aplicar».Por motivos de segurança do software a data, o tipo e o modo de operação não são passiveis de ser alterados em caso de engano terá de apagar e repôr o registo por completo. menu 11. Como rastrear dividas de anteriores exercicios ? O saldo dos anos anteriores é transportado automáticamente para o novo ano assumindo um modo de operação reservado e denominado por «transporte». menu 12. As passagens de ano no software são automáticas ? Sim, e o único aspecto que notará é o desaparecimento aparente dos dados relativos aos seguros devido à obrigatoriedade verificação anual dos mesmos. Para recuperar estes dados do ano anterior basta fazer «ctrl+insert» e validar dados com o comando «aplicar». menu 13. Quantos condominios posso gerir versão multicondominios ? Não existe limite exploração do software ao número de condominios, o único limite é a capacidade armazenamento do seu computador. menu 14. Na versão multi como alterar o nome do condominio demo ? Utilize o explorador windows para aceder à pasta do programa e altere o nome do ficheiro «demo.mdb» para por exemplo «demo teste.mdb». Utilize este procedimento sempre que pretenda alterar o nome de um condominio. menu 15. Na versão multi como posso apagar um condominio ? Utilize o explorador do seu windows para aceder à pasta do programa e apague o ficheiro cujo nome corresponde ao condominio que deseja apagar. Utilize este tipo de procedimento sempre que pretenda apagar um condominio. menu 16. Como trabalhar com a ferramenta da permilagem ? Esta ferramenta permite obtermos diversas funcionalidades, de acordo com a imaginação do utilizador. Vamos apresentar a ferramenta com a realização dum exemplo simples.Suponha que estamos a meio dum exercicio de gestão e que rebentou um cano (custo de reparação não previsto no orçamento anual). Fazemos uma assembleia geral para aprovar um pagamento suplementar e ficou determinado que o custo reparação é de 15.000,00 € e deverá ser pago pelas fracções em 3 prestações Maio, Julho e Setembro exemplo. menu 17. Como trabalhar com a ferramenta de formatos standard ? Esta ferramenta permite obtermos diversas funcionalidades, de acordo com imaginação do utilizador. Primeiro exemplo, suponha distribuição de circular onde temos de colocar endereço do condominio, endereço da fracção e a quota mensal da fracção em pontos especificos dessa mesma circular. Imprima a circular deixando em branco os campos de inserção. Efectue medição com uma régua dos pontos onde pretende inserir os valores e construa o seu formato standard.Como o exemplo, endereço do condominio (30,30), endereço fracção (100,30) e a quota mensal (100,130) dê um nome ao seu formato circular de teste e faça «continuar». Tire fotocópias da sua circular de teste e envie a mesma para diversas fracções. Exemplo envelope liso 220x110 outro exemplo registo correio 11071 pode criar os documentos que necessitar. menu 18. Como melhorar a impressão de documentos ? Utilize o papel timbrado com os dados e o logótipo da sua empresa de gestão de condominios como suporte para as suas impressões. menu 19. Porque utilizam teclas especiais «ctrl+ins» e «ctrl+del» ? Porque gostamos,porque são fáceis de usar e muitas vezes impedem operador de fazer asneira. Nas janelas principais do gCondominio são quase sempre usadas para «ctrl+del» remover dados. Para quem não está familiarizado, com a dita, «ctrl+del» é obtido carregando na tecla «ctrl» e logo a seguir carregar em «delete» mantendo a tecla de «ctrl» sempre premida. menu 20. O software corre em redes de computadores ethernet ? Sim a nossa aplicação suporta arquitecturas do tipo multiposto. menu 21. Como posso adquirir o software gCondominio ? O gCondominio é distribuido exclusivamente via internet por download, para a sua aquisição o cliente deverá proceder ao seu pagamento que enviaremos via email o procedimento para o 'desbloqueio' definitivo da aplicação.No desbloqueio o cliente poderá optar por mantêr ou não os dados introduzidos durante o periodo de teste. menu 22. O software tem custos dissimulados além da aquisição ? Não, os únicos custos associados são os custos da aquisição. Outro factor importante é a total ausência de manutenção devido a aspectos ordem técnica de concepção, a que nem sempre os clientes prestam a devida atenção. menu 23. Como guardar o software para futuras reinstalações ? Por vezes, é necessário reinstalar seu software, devido a mudanças de computador, formatação do disco, etc. Pode sempre obter software na nossa página da internet através de download ou pode gravar o ficheiro de instalação, que é obtido no download «iCondominio.exe» num cd e guardá-lo para futuras reinstalações. menu 24. Como salvar os meus dados para prevenir problemas ? De facto alguns problemas são uma realidade terrivel, desde os virus a discos danificados, existem inúmeras possibilidades de destruição do seu trabalho. O software é sempre recuperável mas os seus dados de utilizador nem sempre o são. Para se salvaguardar grave regularmente backup da aplicação para dispositivo externo utilizando funcionalidade «backup do software» que se encontram nos parâmetros do utilizador na pestana «user» na janela do condominio. menu 25. Não consigo fazer o backup do software ? A razão mais frequente é não encontrar o dispositivo disponivel na sua pestana de selecções, note que nessa pestana apenas surgirão todos os dispositivos externos, isto é os dispositivos amoviveis. Atenção terá de conectar dispositivo antes de clicar em «Backup do software», para o software reconhecer e disponibilizar o seu dispositivo na pestana das selecções.A opção de gravar ou recuperar dados é obtida com o clique do rato sobre a figura. menu 26. Será que posso aumentar o tamanho da letra no software ? Todo o nosso software é desenvolvido com o tamanho de letra padrão, por vezes os utilizadores utilizam computadores de elevada resolução adequados a aplicações gráficas que causam dificuldade na leitura de texto quando este se encontra bastante concentrado.Para alterar isto, vá ao desktop,clique o botão direito do rato e seleccione propriedades. Nas propriedades de visualização seleccione na pasta do «aspecto» «tipos de letras grandes» e terá de «aplicar» essa definição. menu 27. Como gerar avisos débito e recibos quitação electrónicos ? Cada vez mais, a tecnologia permite o recurso à utilização deste tipo de formatos, mais rápido barato e fiável. Como pré requisito para esta funcionalidade o seu sistema deve ter um software servidor de emails tipo «outlook» instalado e perfeitamente configurado.A funcionalidade só estará disponivel no menu «impressão» da janela das quotizações quando as fracções tiverem um email válido no campo do email. Após a sua sessão de trabalho onde procedeu à emissão de diversos documentos electrónicos o utilizador deverá ir ao software servidor de email e fazer «enviar».Depois de enviados pode guardar esses emails numa pasta própria dentro do software servidor de email, para registo e controlo, à qual se irão juntar ainda os recibos de leitura entretanto recebidos. menu 28. Porque orientam controlo de despesas por fornecedores ? De facto é um método de gestão diferente do tradicional, que permite maior controlo de gestão. Grosso modo cada fornecedor corresponde a uma rúbrica orçamento. Este formato apresenta diversas vantagens (1) controlo personalizado de fornecedores, muito útil para empresas de gestão de condominios versus a quantidade de fornecedores com que estas trabalham (2) permite a manutenção histórico sobre quem resolve as situações, muito útil em gestão privada com transmissão periódica da administração (3) permite ainda trabalhar em regime de crédito com os fornecedores, mantendo-se uma boa perspectiva dos pagamentos e dos prazos de cumprimento (4) a qualquer momento, você sabe sempre «a quem»«quando»«quanto»«como» e «porquê» efectuou determinado pagamento. menu 29. Posso transferir o software para outros administradores ? Sim, sem qualquer problema ou custo pode transferir o software entre máquinas isto é, entre as diversas administrações.O primeiro passo é instalar a aplicação no computador da nova administração, agora terá de transferir apenas a base de dados do seu condominio e para este efeito é melhor contactar-nos e enviaremos o procedimento detalhado de como fazer essa transferência. mais detalhes menu 30. Como trabalhar com a ferramenta internet upload ? Esta ferramenta permite-lhe colocar online na internet todas as contas correntes das fracções dos condomínios sob a sua administração.Isto permite que, os respectivos condóminos façam consultas sobre a sua situação relativamente à quotização do condomínio. A qualquer hora e lugar sempre que o pretendam fazer. As instruções de implementação estão indicadas nos comentários da ferramenta e qualquer webmaster conseguirá com facilidade incluir essa nova funcionalidade no seu site. Poderá para este efeito utilizar um servidor público gratuito tais como, o sapo, o clix, o iol, etc exemplo Caso tenham alguma dificuldade não hesitem e contactem-nos. mais detalhes menu 31. Como actualizar o seu pacote de software ? Verifique a versão da sua aplicação na janela do condominio, se esta fôr inferior à versão 7.43, actualize o seu software da seguinte forma, clique aqui e faça «guardar» seguido de «guardar como» para a pasta os «meus documentos». Aguarde transferência do ficheiro instalador «iCondominio» da internet para o seu computador.Após a conclusão da transferência faça «executar» e novamente «executar» para desta forma actualizar o seu software.No caso de pretender conservar este software para salvaguardar futuras reinstalações grave ficheiro obtido internet «iCondominio.exe», que está nos «meus documentos» para para cd ou outro suporte. menu 32. Qual o custo e como funciona o apoio técnico ao produto ? O apoio técnico é ilimitado e gratuito via email. E no caso, de não se entender com a solução, terá de nos enviar a base de dados (ficheiro único) como anexo a um email, que nós repararemos e devolveremos a mesma perfeitamente operacional. Se bem que, até este momento nunca foi utilizado por nenhum dos nossos clientes, está previsto na concepção deste produto. menu 33. Posso sugerir melhorias do software e reportar bugs ? Claro que sim, regularmente actualizamos de forma gratuita o software e incluimos essas mesmas correcções desde que se justifiquem, e de que não comprometam o objectivo primordial do software. Isto é, a sua facilidade e a rapidez de utilização associadas à fiabilidade do produto, para este efeito utilize sempre que possivel o correio electrónico. menu 34. Como fazer a apresentação de contas e do orçamento ? Esta apresentação tem tanto de simples como de importante uma vez que terá de apresentar dados objectivos, resultantes da sua actividade de gestão, assim como, será neste preciso momento que assembleia do condominio irá avaliar a sua prestação. Aspectos de credibilidade e de honestidade dependem tanto do trabalho já realizado durante o ano como da clareza desta da sua apresentação. Vejamos agora a nossa sugestão de como fazer a apresentação de contas e orçamento menu 35. Como considerar fundo comum de reserva no orçamento ? Nesta fase terá já criado todas as rúbricas correspondentes despesas especificas do seu condomínio, entre as quais a rúbrica fundo comum de reserva. Fazer um orçamento do próximo ano é atribuir a cada uma dessas rúbricas um valor estimado para esse despesa no próximo ano. Faça-o excepto no fundo comum de reserva. Após concluir você pode verificar o valor do seu orçamento suponhamos 11.500 euros então por último carregue o valor do F.C.R. na percentagem estabelecida no seu condomínio como exemplo 1.150 euros se esta fôr 10%. mais detalhes menu 36. Qual a legislação reguladora da gestão de condominios ? Código civil Português consulta Regime geral do condominio consulta Regulamento geral das edificações urbanas consulta Regulamento geral do ruido consulta Regime geral de manutenção e inspecção de ascensores consulta Regime de manutenção e inspecção de gás combustivel em imóveis consulta Inspecções de instalações de gás em imóveis consulta Legislação detenção de cães e gatos consulta indicada apenas a legislação de carácter geral reguladora desta actividade. menu |